打印前必做5项检查：避免浪费纸张和返工

在办公室排队等打印机的时候才检查文档，是最容易出错的时刻。其实在WPS里，打印前只需要一分钟，做五项检查就能避开九成问题。这份清单可以直接贴在工位上用。

第一项：预览看分页是否合理

按 Ctrl+P 打开预览，翻一遍每一页。重点看三处：段落有没有只剩一行被挤到下一页、标题有没有落在页面最底部、表格有没有被拦腰截断。发现问题先在文档里调整段落设置或插入分页符，而不是靠缩小字号硬塞。

第二项：确认缩放方式

打印设置里的缩放选项常被忽略。「一页宽」适合宽表格，「适合纸张大小」适合整页内容略超一点的情况。窄边距加缩放过狠，字会小到难以阅读，宁可多打一页也要保持可读字号，正文一般不低于五号。

第三项：检查页码与起始页

经常出现的情况是封面占了第一页，正文页码从 2 开始。如果封面不显示页码，记得在页码设置里勾选首页不同，或者在封面后插入分节符并让页码从 1 重新开始。目录生成后别忘了更新域，否则页码会对不上。

第四项：字体与特殊符号

用了少见字体或插入特殊符号，换设备打印时可能显示成方框。保险做法是导出 PDF 再打印；必须打印原文件时，把特殊字符换成常用字体里的符号，或者把关键文字转成图片。表格里的负数、货币符号也要在预览里确认显示正常。

第五项：打印范围与份数

排查问题时只打印有疑问的几页，用当前页或页码范围，避免整份文档反复打印。需要装订的材料先打一份样张，确认无误再批量打印。这个习惯一年能省下的纸张相当可观。

双面与装订的两个技巧

双面打印时，装订方向要选对，否则翻页方向会反。左侧装订的文档选长边装订并把左边距加大；上方装订的文档选短边装订并把上边距加大。打印厚文档前先确认纸张是否受潮，卡纸往往和纸张状态有关。

把检查项做成习惯

经常打印同类文件的人，可以在WPS里把这些设置保存成默认值：常用纸张、常用页边距、常用缩放方式设好一次，以后新建文档就自带。需要频繁打印表格的岗位，还可以把常用打印区域固定下来，省去每次重新选择范围的动作。

把这份清单固定成流程，打印就不再需要靠运气。真正专业的做法不是一次打对，而是每次都用同样的顺序检查一遍。