同样一份十页文档，有人改格式用两分钟，有人改半小时。差别就在于用的是样式还是手动调整。样式和格式刷是排版的两件工具，用对顺序，效率完全不同。
样式到底是什么
样式是一组格式设置的名字。标题1这个名字背后，存着字体、字号、加粗、段前段后距离、缩进方式。当你把文字套上标题1，这些设置一次全部生效。之后只要修改标题1这个样式，全文所有标题都会同步变化，这是手动调整做不到的。
怎么建立自己的样式
先手动调好一段标准文字，选中它，在样式库里选择新建样式，取名并保存。常用的至少要建三个：正文、一级标题、二级标题。建好之后，写作时用样式面板或快捷键套用，不再需要复制粘贴格式。
格式刷：局部统一的利器
格式刷把一段文字的格式复制到另一段，适合处理零散的局部内容。单击格式刷只生效一次，双击可以连续刷多段，按 Esc 退出。它只复制格式，不复制内容，也不改变样式归属——这既是优点也是限制。
格式刷做不到的事
- 它不会更新样式本身，刷过的文字依然是原来那个样式。
- 它无法跨越图片、表格的复杂排版，遇到对象要单独处理。
- 批量刷几十页时容易漏刷，这时应该回到样式去统一。
因此正确的分工是：文档级别用样式，段落级别用格式刷，零散局部才手动调。
三个常见错误
第一，用空格实现首行缩进，改动字号后缩进全乱；第二，用回车换页，插入内容后分页位置错误；第三，把标题样式当成美化工具，导致导航窗格和目录识别不到标题。这三件事都会在后期造成麻烦，前期用对方法就能避免。
检查样式是否用对
打开导航窗格，如果标题能按层级列出，说明样式用对了。再把文档另存为 PDF 看目录能否正常跳转，如果跳转异常，多半是某些标题没有套用样式。养成写完检查导航窗格的习惯，结构问题一眼就能发现。
样式用错时怎么补救
发现标题样式被改乱，可以在样式面板里选择恢复为默认，再重新修改；如果只是想局部调整，注意不要勾选自动更新，否则下次套用样式时又会变回你临时改过的样子。WPS文字的样式管理面板里还提供样式检查功能，能列出全篇用了哪些格式，帮你在交稿前做一次体检。
排版的本质是让格式有归属。格式归属于样式，文档就能被批量修改；格式散落在每一段上，就只能一段段去改。选择前者，是效率的分水岭。
