WPS文字教程：新建文档后先做这5项设置

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写一份正式文档，最怕的不是不会排版，而是写到一半发现字体、行距、页边距都要重来。WPS文字的准备工作其实只要五分钟，把这五项设好，后面可以专心写内容。

第一项：页面尺寸与页边距

先确定纸张是A4还是其他规格，再设定页边距。公文常用上下 2.54 厘米、左右 3.17 厘米；需要装订时把左侧加到 3.5 厘米左右。页面一旦确定，后面的分页、页码、目录才有稳定依据。改页面的时机越靠后，返工成本越高。

不要用加大字号来代替标题。先在样式里改好标题1、标题2、正文的字体与间距，写作时用快捷键套用。这样后面插入目录、批量改格式都能一键完成。样式是WPS文字里最值得先花时间的功能。

正文用五号或小四，标题比正文大两到四号。中文全篇尽量控制在两到三种字体以内，正文一种、标题一种已经足够。需要强调时用加粗而不是换字体，换得太多反而显得杂乱。

正文建议 1.5 倍行距，段后间距 6 到 10 磅，首行缩进两字符。这三项写进正文样式里，写作过程中就不需要反复调整。列表段落可以单独设一个样式，取消首行缩进并设置悬挂缩进，看起来更整齐。

确认自动保存和备份中心处于开启状态。写作过程中最怕断电或软件卡顿，有定时备份就等于多了一层保险。建议把备份间隔缩短，并确认备份目录不在系统盘。

把这套设置另存为模板，下次新建时直接选择。团队里也可以把模板放在共享目录，所有人使用同一套字号与行距，合并文档时不会出现格式打架。这比每次口头强调格式要求可靠得多。

纸面或便签上写下：页面、样式、字体、行距、备份。每接一份新任务照着走一遍，五分钟就能完成。WPS文字里还可以把常用设置保存成模板，团队里统一使用，交上来的文档格式基本一致，后期合并也省事。

顺序记住就好：页面决定框架，样式决定层级，字体行距决定观感，自动保存决定安全性。五项做完再动笔，写完之后基本只需要检查错别字。