演示做完了，怎么发出去同样有讲究。选错格式会让对方打开时看到完全不同的样子。
PDF：最通用的阅读格式
PDF 版式固定、字体嵌入，任何设备打开都一样。适合发材料、打印、存档。缺点是动画与切换效果不可用，备注也不会显示。
视频：需要自动播放时用
把演示导出为视频，适合展台循环播放、线上课程与异步分享。导出时可以选择分辨率与是否包含旁白，导出后要完整看一遍确认节奏。
原文件：需要对方修改时用
需要合作方继续编辑时发送原文件，并在邮件里说明所用字体与版本。必要时附一份 PDF 作为版式参照，避免对方看到的和你不同。
三种格式的组合交付
常见做法是同时提供 PDF 与原文件：PDF 用于阅读与发送，原文件用于修改。说明里写清各自用途，对方就不会拿错。
导出设置的注意点
导出 PDF 时确认页面尺寸与幻灯片一致；导出视频时选择合适分辨率，分辨率过高会导致文件过大。两项设置一次确认，长期受用。
文件体积的控制
导出前的压缩图片能显著减小体积，尤其是包含大量高清图片的材料。压缩前保留原文件，需要高清版本时可以重新导出。
归档与命名
文件名带日期与版本，例如 20260918 季度汇报 v3.pdf。归档时把原文件、PDF 与数据源放在同一目录，日后核对或复用都很方便。
常见问题与处理
对方打开原文件版式错乱，改用 PDF；视频文件过大无法发送，降低分辨率或改用云链接；打印出来颜色发暗，检查图片亮度与底纹颜色。
| 格式 | 适用场景 | 注意点 |
|---|---|---|
| 阅读、打印、存档 | 无动画与备注 | |
| 视频 | 展台与线上分享 | 体积较大 |
| 原文件 | 需要继续编辑 | 需说明字体版本 |
把导出设置固定下来
常用的分辨率与压缩选项可以记录下来，第一次设置好之后后续直接沿用。WPS演示会记住部分导出设置，长期使用能省下每次配置的时间。
需要长期保存的材料建议同时保留原文件与 PDF，几年后打开时原文件可能因版本变化出现排版差异，PDF 仍然稳定。
导出完成后打开 PDF 翻一遍，确认分页、字体与图片都正常再发送。
输出格式决定了对方看到的版本。把WPS演示里的这几种输出方式用对，你的材料在任何场合都能保持原有观感。
